Apskaita logistikos įmonėje: nuo popieriaus iki dirbtinio intelekto – kaip technologijos keičia specialistų darbą ir klientų patirtį

Šiuolaikinės technologijos keičia ne tik verslo procesus, bet ir mūsų kasdienį darbą. Logistikos įmonių apskaitos skyriuose tai ypač akivaizdu: popieriniai segtuvai ir šimtai „excel“ langų vis dažniau keičiami automatizuotomis sistemomis ir dirbtinio intelekto sprendimais. Ar technologijos palengvina specialistų darbą ar verčia juos keistis? Kaip jos formuoja klientų patirtį ir ateities perspektyvas? Apie visą tai kalbamės su „Baltic transline“ apskaitos padalinio vadove Jurgita Vegiene.

Koks jūsų padalinio vaidmuo įmonėje ir kaip per pastaruosius metus pasikeitė apskaita logistikos sektoriuje?

Mūsų padalinys atsakingas už apskaitos procesus – nuo kelionės lapo iki sąskaitos išrašymo ir duomenų analizės. Kasdien dirbame tam, kad vadovams nereikėtų spėlioti – viską padarome taip, jog sprendimai būtų paremti aiškiais duomenimis. Žvelgiant retrospektyviai, anksčiau viskas atrodė daug sudėtingiau: popierinės krūvos, segtuvai, archyvuoti dokumentai, šimtai „excel“ failų. Tai reiškė lėtesnį darbą, daugiau rankinio įsikišimo ir didesnę klaidų riziką. Dabar situacija visiškai kitokia – skaitmeniniai sprendimai, automatizuotos sistemos ir net išmanūs spausdintuvai leidžia atsisakyti pasikartojančių užduočių. Didžiąją dalį buvusios rutinos pakeitė duomenų analizė ir sprendimų priėmimas.

Su kokiais iššūkiais susidūrėte pereidami prie skaitmeninių sprendimų ir kokie patobulinimai turėjo didžiausią poveikį?

Pereiti prie skaitmenizacijos tikrai nebuvo paprasta. Didžiausias iššūkis – įpročių keitimas. Tiek darbuotojai, tiek klientai buvo pripratę prie popieriaus, segtuvų, rankinio darbo. Reikėjo laiko, kol visi pamatė, kad technologijos palengvina, o ne apsunkina kasdienybę. Kitas iššūkis – skirtingų sistemų suderinamumas, nes logistikos sektoriuje duomenys ateina iš labai įvairių šaltinių. Tačiau kai šias kliūtis įveikėme, nauda pasimatė iš karto: dabar apie 60% sąskaitų klientams išrašo automatinė sistema, laiškus pagal nustatytus kriterijus siunčia automatai, dokumentus nuskaito robotai, jie patys surenka duomenis iš skirtingų vietų. Tad procesai tapo daug greitesni, sklandesni ir tikslesni.

Kaip jūsų darbe jau pritaikomas dirbtinis intelektas ir kokį poveikį jis turi darbuotojams?

Dirbtinio intelekto pažanga neaplenkė ir mūsų įmonės – šiandien tai tampa svarbia kasdienės veiklos dalimi. Jis automatiškai skaito dokumentus – sąskaitas, CMR važtaraščius – ir sulygina juos su užsakymo duomenimis. Jei viskas sutampa, dokumentas patvirtinamas, jei randami neatitikimai – atmetamas. Anksčiau tai buvo rankinis darbas, o dabar atliekama greitai ir tiksliai. Svarbiausia, kad dirbtinis intelektas žmonių nepakeitė, o išlaisvino nuo nuobodžių užduočių. Dabar darbuotojai daugiau dėmesio gali skirti analizei, bendravimui su klientais, procesų tobulinimui. Kitaip tariant, dirbtinis intelektas pakėlė kompetencijas į aukštesnį lygį.

Kokius naujus įgūdžius turėjo įgyti jūsų komanda ir kaip darbuotojai reagavo į inovacijas?

Darbuotojams teko mokytis dirbti su naujomis apskaitos ir dokumentų valdymo sistemomis, suprasti automatizuotus procesus, tiksliai suvesti ir tikrinti duomenis. Vis svarbesnis tapo analitinis mąstymas, nes technologijos tik surenka informaciją, o žmogus turi ją interpretuoti ir priimti sprendimus. Natūralu, kad pradžioje buvo nerimo – ar pavyks išmokti, ar technologijos neatims darbo. Tačiau gana greitai visi įsitikino, kad skaitmenizacija palengvina kasdienybę. Tai didina motyvaciją, padeda pritraukti jaunesnius specialistus, kuriems svarbu dirbti su moderniomis sistemomis, ir išlaikyti esamus darbuotojus, nes darbe atsiranda daugiau prasmės bei mažiau rutinos.

Kokius apčiuopiamus rezultatus davė šie pokyčiai įmonei, klientams ir partneriams?

Rezultatai labai aiškiai matomi. Procesai tapo greitesni ir tikslesni, todėl augant įmonei nebereikia proporcingai didinti darbuotojų skaičiaus. Be to, esant poreikiui, turime galimybę lanksčiau valdyti darbo jėgos trūkumą, kai kurias funkcijas perkeliant į kitas šalis. Klientai ir partneriai taip pat jaučia skirtumą – dokumentai juos pasiekia daug greičiau, sąskaitų apmokėjimas vyksta sklandžiau, o informacijos sklaida tapo patikimesnė ir skaidresnė.

Kaip, jūsų manymu, apskaita logistikos sektoriuje atrodys po penkerių metų?

Manau, kad viskas judės tik į priekį – automatizacija, dirbtinis intelektas, sistemų integracija, elektroninis CMR. Pastarasis dar tik laukiamas visame pasaulyje, bet kai įsigalios, apskaita pakils į visai kitą lygį. Prognozuoju, kad per penkerius metus technologijos perims apie 70% procesų. Bet tai tikrai nereiškia, kad žmonės taps nereikalingi. Atvirkščiai – jų darbas bus labiau orientuotas į analitiką, sprendimų priėmimą, bendravimą su klientais. Tam reikės daugiau žinių, atsakomybės ir aukštesnės kvalifikacijos, tačiau esu tikra, kad mūsų padalinys tam pasiruošęs.